Für Hausverwaltungen mit 500–8.000 Einheiten

Die Fachkraft, auf die Sie warten, kommt nicht. Wir schon.

Der Objektassistent übernimmt garantiert 60 % Ihrer Standardanfragen — und macht Quereinsteiger in Wochen zu Sachbearbeitern. Ihre Verwaltung wächst wieder. Ohne eine einzige Bewerbung.

Kostenfreies Erstgespräch buchen So funktioniert es

Das Erstgespräch ist zu 100% kostenlos und unverbindlich

Sie kennen diese Zahlen aus Ihrem Alltag.

73%

der Hausverwaltungen nennen Personalmangel als größte Herausforderung

1,5

Vollzeitstellen bleiben im Schnitt unbesetzt, wenn eine Verwaltung sucht

>50%

der Verwaltungen lehnen inzwischen Mandate ab, weil das Personal fehlt

Jedes abgelehnte Mandat sind 15.000 bis 30.000 Euro Verwaltervergütung — die Ihre Wettbewerber bekommen.

Quelle: VDIV-Branchenbarometer. 24,2 % der Verwaltungen konnten offene Stellen nicht besetzen; unbesetzt blieben im Schnitt 1,5 Vollzeit- und 1,1 Teilzeitstellen. Die Spanne der Verwaltervergütung je Mandat ist ein Erfahrungswert aus der Branche und schwankt je nach Objektgröße und Region.

So arbeitet Ihr digitaler Sachbearbeiter.

1 — Annehmen

Jede E-Mail und jeder Anruf wird sofort entgegengenommen — auch freitags um 17 Uhr und im Krankheitsfall.

2 — Erledigen

Standardfragen zu Betriebskosten, Hausordnung, Terminen und Zuständigkeiten beantwortet die KI selbst — auf Basis Ihrer Objektunterlagen, in Ihrem Ton.

3 — Übergeben

Alles andere landet als fertig strukturierter Vorgang in Ihrer Software — mit Zusammenfassung, Priorität und Zuständigkeit. Notfälle wie Rohrbruch gehen unverzüglich an Ihre Bereitschaft.

60%-Garantie — oder Geld zurück

Wir versprechen nichts. Wir garantieren.

Mindestens 60% Ihrer eingehenden Standardanfragen werden automatisch bearbeitet oder fertig strukturiert vorgelegt — gemessen in Ihrem eigenen Dashboard. Erreichen wir diese Quote im Pilotzeitraum nicht, erhalten Sie Ihr Geld vollständig zurück.

Was als Standardanfrage zählt und wie gemessen wird, ist in Ziffer 4 unserer AGB festgelegt.

Funktionen

Vier Module. Ein digitaler Sachbearbeiter.

Der Objektassistent übernimmt Ihre eingehende Kommunikation Schritt für Schritt — Sie entscheiden, welche Module zum Einsatz kommen. Sie arbeiten weiter in Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware — ohne Systemwechsel, ohne Schulungsaufwand, ohne zusätzliches Postfach-Chaos.

Schreibtisch einer Hausverwaltung mit Poststapel und Telefon

Modul A

E-Mail-Triage & Vorgangsmanagement

Der Kern des digitalen Sachbearbeiters

Anbindung Ihrer zentralen Postfächer (info@, verwaltung@, schaden@)
Jede E-Mail wird klassifiziert: Schadensmeldung, Betriebskosten, Vertragsfrage, Termin, Beschwerde oder Sonstiges
Standardfälle werden automatisch beantwortet — aus Ihrer objektspezifischen Wissensbasis: Hausordnung, Abrechnungslogik, Zuständigkeiten, Öffnungszeiten
Komplexe Fälle: strukturierte Vorgangsübergabe an Ihre Verwaltersoftware inkl. Zusammenfassung, Priorität und Zuständigkeit — per E-Mail, funktioniert mit jedem System
Eskalationsregeln: Rechtsthemen, Kündigungen und emotionale Beschwerden gehen immer an einen Menschen

Modul B

KI-Telefonassistent

Kein Anruf bleibt mehr liegen

Nimmt jeden Anruf an — rund um die Uhr, auch am Wochenende und im Krankheitsfall
Versteht natürliche Sprache — Ihre Mieter sprechen wie mit einem Menschen
Notfallerkennung (Rohrbruch, Heizungsausfall, Wasserschaden): unverzügliche Weiterleitung an Ihre Bereitschaft per Anruf + SMS
Standardauskünfte direkt am Telefon; alles andere als strukturierter Vorgang mit Rückrufwunsch
Anrufprotokoll und Transkript liegen automatisch am Vorgang

Modul C

Rechnungsvorerfassung

Entlastung für Ihre Buchhaltung

Eingehende Handwerker- und Dienstleisterrechnungen werden automatisch erfasst (OCR)
Zuordnung zu Objekt und Kostenstelle inklusive Prüfvorschlag
Übergabe als vorkontierter Datensatz an Ihre Buchhaltung

Modul D

WEG-Dokumentenassistent

Entwürfe statt leerer Seiten

Entwürfe für Einladungen zur Eigentümerversammlung, Beschlussvorlagen, Umlaufbeschlüsse und Protokollrohfassungen
Immer als Entwurf zur Freigabe — nie automatischer Versand rechtlich relevanter Dokumente

In vier Schritten zum digitalen Sachbearbeiter.

01
Erstgespräch & Analyse
Wir durchleuchten Ihre Anfragestruktur, Ihre Objekte und Ihre Software — und identifizieren, wo die meiste Teamzeit verloren geht.
02
Konzept
Sie erhalten einen konkreten Vorschlag, welche Anfragekategorien wir übernehmen und wie die Anbindung an Ihre Software aussieht.
03
Pilotphase
30 Tage an zwei bis drei Ihrer Objekte — mit vertraglich fixiertem Erfolgskriterium und Geld-zurück-Garantie.
04
Rollout & Optimierung
Ausweitung auf den Gesamtbestand, Telefonassistent, laufende Optimierung mit Quartals-Review.

60%-Garantie — oder Geld zurück

Testen Sie Ihren digitalen Sachbearbeiter — 30 Tage, mit Geld-zurück-Garantie.

Tag 0
Kickoff
45 Minuten: Wir besprechen Ihre Objekte, Anfragekategorien und Ihre Software-Anbindung.
Tag 1–5
Einrichtung & Schattenbetrieb
Der Objektassistent lernt Ihre Objektunterlagen und läuft im Schattenbetrieb mit — ohne dass Mieter etwas davon merken.
Tag 6
Freigabe-Gespräch
Sie sehen die ersten Ergebnisse und geben die Kategorien frei, die automatisch beantwortet werden dürfen.
Tag 7–30
Livebetrieb an 2–3 Objekten
Der digitale Sachbearbeiter übernimmt — jede Anfrage, jede Antwort und jede Übergabe sehen Sie live im Dashboard.
Tag 30
Ihr Pilotreport mit drei Zahlen
Eingegangene Anfragen, Automatisierungsquote, eingesparte Teamzeit — schwarz auf weiß.

Ihre Konditionen im Pilot

Erfolgskriterium 60% vertraglich fixiert
Geld-zurück-Garantie
Löschung aller Daten bei Nichtbeauftragung
keine automatische Verlängerung
Konditionen besprechen wir im kostenfreien Erstgespräch

Kostenfreies Erstgespräch buchen

Wohnungsschlüssel auf Objektunterlagen einer Hausverwaltung

Was kostet Sie der Status quo?

Vier Eckdaten genügen: Sehen Sie live, wie viele Anfragen der Objektassistent bei der garantierten 60%-Quote übernehmen würde — und was die heute gebundene Teamzeit Ihre Verwaltung pro Jahr kostet.

Ihre Eckdaten

Verwaltete Einheiten

Einheiten

Eingehende Anfragen pro Woche

Anfragen

Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Anfrage

Minuten

Personalkosten pro Stunde

€

Ihr Ergebnis — Wert der heute gebundenen Teamzeit

72
automatisierbare Anfragen pro Woche (60%-Quote)
41,6 Std.
eingesparte Teamzeit pro Monat
17.459 €
Wert dieser Teamzeit pro Jahr — Zeit, die heute in Routine gebunden ist

Ergebnis im kostenfreien Erstgespräch überprüfen

Modellrechnung auf Basis Ihrer eigenen Angaben: Sie zeigt den Wert der Teamzeit, die heute durch Routineanfragen gebunden ist. Grundlage ist die im Pilotzeitraum garantierte Automatisierungsquote von 60% — die tatsächlichen Werte hängen von Ihrer Anfragestruktur ab.

Die zwei Fragen, die uns jeder Geschäftsführer stellt.

„Wollen unsere Mieter nicht mit Menschen sprechen?“

Doch — und genau dafür sorgt der Objektassistent. Emotionale und komplexe Anliegen erkennt er und übergibt sie sofort an Ihr Team. Er übernimmt nur die Routine, die Ihren Mitarbeitern heute die Zeit für echte Gespräche raubt.

„Wie viel Aufwand kommt da auf unser Team zu?“

Kaum welcher — genau das ist der Punkt. Ein 45-Minuten-Termin, Ihre Objektunterlagen, fertig: Nach 5 Werktagen ist der Objektassistent einsatzbereit. Sie wechseln keine Software, Ihr Team lernt kein neues System — jeder Vorgang landet dort, wo er heute schon liegt: in Ihrer Verwaltungssoftware.

So sieht ein Ergebnis nach 30 Tagen aus.

Beispiel-Pilotreport

Beispielhafte Darstellung zur Veranschaulichung des Reportings — keine Kundendaten.

Eingegangene Anfragen447
Automatisch bearbeitet312 (70%)
Teamzeit eingespart41,6 Std.
Hochgerechnet auf den Gesamtbestand1,2 Vollzeitstellen

Rechnen Sie Ihre Zahlen aus →

Aufgeräumter Schreibtisch nach Feierabend — die Routine läuft automatisch

Funktioniert mit jeder Verwaltungssoftware.

Fertige Vorgänge kommen als strukturierte E-Mail — mit Kennung, Kategorie, Priorität und Zuständigkeit im Betreff. Ihre Software muss dafür nichts können außer E-Mails empfangen. Kein Schnittstellenprojekt, keine Freigabe Ihres Anbieters, keine Wartezeit.

Das Team hinter dem Objektassistenten bei der Arbeit

Über uns

Gebaut von Leuten, die Automatisierung nicht nur verkaufen.

Objektassistent kommt aus der Praxis: Unser Team automatisiert seit Jahren Geschäftsprozesse im E-Commerce — mit KI-Systemen, die täglich tausende Kundenanfragen, Preisentscheidungen und Vorgänge fehlerfrei abwickeln. Diese Erfahrung bringen wir jetzt in die Branche mit dem größten Personalproblem Deutschlands: die Hausverwaltung.

Systeme, die täglich tausende Vorgänge fehlerfrei abwickeln
Persönliche Betreuung aus Bad Rothenfelde — kein anonymer Support

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung?

5 Werktage vom Kickoff bis zum Livegang. Ihr Aufwand: ein 45-Minuten-Termin und Ihre Objektunterlagen.

Ersetzt der Objektassistent Mitarbeiter?

Nein. Er übernimmt die Routine, für die Sie ohnehin niemanden finden — Ihr Team gewinnt Zeit für Eigentümerbetreuung, Versammlungen und neue Mandate.

Was passiert bei Notfällen?

Begriffe wie Rohrbruch, Wasserschaden oder Heizungsausfall werden erkannt; der Anruf wird unverzüglich an Ihre Bereitschaft durchgestellt, zusätzlich per SMS gemeldet.

Versendet die KI Antworten ungeprüft?

Nur in Kategorien, die Sie ausdrücklich freigegeben haben. Rechtsthemen, Fristen und Beschlüsse gehen grundsätzlich als Entwurf an Ihr Team.

Was kostet der Objektassistent?

Die Konditionen richten sich nach Ihrer Verwaltungsgröße und den übernommenen Aufgaben. Im kostenfreien Erstgespräch finden wir heraus, was zu Ihnen passt — inklusive einer ehrlichen Einschätzung, ob es sich für Sie rechnet.

Sind unsere Daten sicher?

Verarbeitung ausschließlich in Deutschland, AVV inklusive, Löschung aller Daten 30 Tage nach Pilotende, keine Nutzung für KI-Training.

Erfahren Sie, wie viel Teamzeit in Ihrer Verwaltung steckt.

Tragen Sie sich für ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch ein — schicken Sie uns vorab zwei, drei anonymisierte Anfragen aus Ihrem Posteingang, und wir zeigen Ihnen live, was der Objektassistent daraus macht.